Stäng av!
Det är några år sedan nu. 2012 stängde Wolkswagen i Tyskland av sina mejlservrar efter arbetstid. Det skulle inte gå att mejla varann mellan sex på kvällen och sju på morgonen. Atos, det franska IT-företaget, tog det hela ett steg längre när man införde en ingen-email policy och på några år lyckades minska mängden intern epost med 60%. Under våren har det rapporterats om att myndigheterna i Frankrike vill lagstifta för rätten att vara bortkopplad. Allt olika sätt att hantera tidstjuvar, hjälpa till att prioritera bättre och i slutändan minska ohälsa och därmed nå bättre resultat (om det nu vore viktigare än frisk personal). Jag tilltalas av dessa idéer, även om lösningen inte alltid ska stavas förbud och begränsningar.
Men, hur många känner inte igen sig i att mejlboxen är som en bottenlös brunn av ofärdiga åtgärder och oavslutade händelser? Eller som har suttit på ett till synes oändligt personalmöte som handlar om allt utom sådant som hjälper mig att lösa mina arbetsuppgifter (”när ska mötet ta slut, så att jag kan börja jobba”)? Vi förväntas jobba längre, mer och snabbare. Och ska dessutom hinna hämta barn och laga mat. Självklart träna och helst pyssla med något självförverkligande på sidan om.
Möten, möten och möten
När jag arbetade som Generalsekreterare på Läkare Utan Gränser gjorde vi en del studier för att ta reda på vad cheferna lade sin tid på, och hur ledningsgruppsmötena såg ut.
2011, när jag ganska nyss hade börjat, lade jag 41% av min tid på möten, 20% gick till administration, 14% till strategifrågor och 6% till epost. Det här var jag inte nöjd med. Alldeles för stor del av tiden gick åt till annat än kärnverksamheten och de strategiska frågorna. I en organisation som ville dubbla sin omsättning från 250 till 500 miljoner kronor på fem år skulle det krävas en annan fördelning av tiden. En konstant var given: min egen arbetstid. Jag hade åtta timmar per dag att lösa arbetet och satte som mål att inte jobba övertid. Både för att orka med uppdraget, men också för att markera till kollegorna att jag inte tyckte att det vore värt att offra hälsan för arbetet, vare sig deras eller min.
I ledningsgruppsmötena märkte vi att vi bara lade 30% av tiden på frågor om kärnverksamheten, resten av tiden gick till administration, organisationsfrågor och annat. Siffrorna bekräftade vår upplevelse att vi lade massor med tid på fel saker.
Förändringen
Vi bestämde oss för att ändra på mötena, vi kortade ner dem, lyfte administrativa frågor till ett annat forum och lade fokus på kärnverksamheten. Ett år senare hade vi minskat antalet ledningsgruppsmöten från 43 per år till 23, och halverade tiden som var och en ägnade åt möten (vi frigjorde sammanlagt drygt 40 årsarbetsdagar bara på den åtgärden), och ägnade bara 9% av tiden åt administrativa frågor, mot 55% året innan.
För min egen del bidrog de här åtgärderna, i kombination med bättre metoder för prioritering till att jag 2013 lade jag 35% av min tid på möten 30% på strategi, 7% på administration och 6% på epost.
Frigör tid!
En bra fråga att ställa till den som slentrianmässigt bjuder in till möten är: vad vill du att jag ska bidra med? Mer ofta än sällan inser den sammankallande att alla som bjudits kanske inte behöver närvara…
Jag tror att många arbetsplatser skulle må bra av att reflektera över vad de lägger sin tid på, och hur många av mötena och epostmeddelandena som egentligen skulle kunna plockas bort utan att försämra för verksamheten, utan kanske tvärtom – förbättra verksamheten, frigöra tid och minska ohälsan.